Versión 1.7. Rige desde el 1 de octubre de 2026. El sistema conserva la versión que aceptó cada persona, de modo que una versión posterior no cambia lo que tú aceptaste.

Política de Tratamiento de Datos Personales

Test de Potenciales Humanos Responsable del tratamiento: BeWeell

Versión 1.7 Fecha de entrada en vigencia: 1 de octubre de 2026

1. Identificación del responsable

En adelante, "BeWeell" o "el responsable".

2. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados a través del Test de Potenciales Humanos y a los informes derivados de él.

El servicio está disponible en https://disc.greatplacetobe.co. La dirección https://gptb.up.railway.app sigue activa y lleva al mismo servicio: es la misma aplicación y el mismo tratamiento, no dos.

Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Datos que se recolectan

Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos
• Correo electrónico
• Número de celular
• Ciudad de residencia
• Fecha de nacimiento

Datos derivados de la evaluación

• Las respuestas al cuestionario
• Los resultados calculados a partir de ellas

Datos técnicos, con finalidad probatoria

• Dirección IP desde la que se otorgó la autorización
• Fecha y hora de la autorización
• Versión del texto de autorización aceptado

Datos de contacto entregados por una organización

Cuando una organización contrata el servicio para un grupo de personas, puede entregar a BeWeell una lista de correos electrónicos de las personas destinatarias, con la única finalidad de hacerles llegar su acceso individual a la evaluación.

Es el único caso en que BeWeell recibe un dato personal de alguien que todavía no ha tenido contacto con el servicio. No se recibe ningún otro dato de esas personas: ni nombre, ni cargo, ni área, ni identificación.

No se recolectan datos de salud, origen étnico o racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, ni pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales.

No se solicita ni se captura fotografía, ni ninguna otra imagen del titular.

4. Finalidades

Los datos se tratan únicamente para:

1. Generar el informe de la evaluación y entregarlo al titular. 2. Comunicarse con el titular respecto de su evaluación y su informe. 3. Verificar la edad del titular. La fecha de nacimiento se valida antes de recolectar cualquier otro dato. Si corresponde a una persona menor de edad, el proceso se detiene ahí y no se almacena información alguna. El servicio no trata datos de menores de edad, y no existe ningún canal por el que pueda hacerlo: la verificación de edad los detiene antes de que exista nada que guardar. 4. Conservar prueba de la autorización otorgada, mediante los datos técnicos descritos. 5. Producir estadísticas agregadas y anonimizadas, que no permiten identificar a ninguna persona. Al vencer el plazo de conservación, la fecha de nacimiento se sustituye por una banda de edad —un intervalo, no una fecha— que sobrevive a la anonimización con esa única finalidad, en los términos de la sección 8.4. 6. Hacer llegar el acceso individual a las personas destinatarias de un programa institucional, cuando la organización contratante entrega sus correos electrónicos, en los términos de la subsección siguiente. 7. Evaluar, ajustar y mejorar la herramienta. El equipo de BE WEELL S.A.S., incluidas las personas que desarrollan la herramienta en su nombre y bajo sus instrucciones, podrá revisar las respuestas y los resultados con ese único objetivo. Estos datos no se usan para fines comerciales ni de mercadeo, ni se comparten con terceros. En los análisis se usan, siempre que sea posible, datos agregados o seudonimizados.

Esta finalidad aplica solo a las evaluaciones autorizadas con la versión 1.7 de esta política o una posterior. Las autorizadas con versiones anteriores no se usan para ella. La revisión se hace sobre una vista de la base de datos que solo incluye esas evaluaciones y que no contiene nombre, correo electrónico, celular, ciudad, fecha de nacimiento, dirección IP ni navegador: cada evaluación aparece identificada únicamente por un código interno.

Cuando una organización entrega los datos de contacto

Esta es la situación en la que BeWeell trata la dirección de correo de una persona antes de que esa persona haya interactuado con el servicio. Se rige por las siguientes condiciones, que forman parte de esta política.

a. La organización responde por el origen de las direcciones. BeWeell exige de la organización contratante una declaración expresa de que está facultada para entregar esas direcciones y de que ha informado a sus destinatarios. La declaración se recoge por escrito en el contrato y se registra en el sistema con el nombre y el cargo de quien la otorga y la fecha en que lo hace. Sin esa declaración no se emite ningún acceso nominal.

b. El primer correo informa. El primer mensaje que recibe la persona indica quién es el responsable del tratamiento, de dónde salió su dirección —qué organización la entregó y con qué propósito—, y enlaza esta política. Nadie recibe un correo de BeWeell sin poder saber de inmediato por qué le llegó.

c. El correo es un canal de entrega, no una identidad. La dirección que entrega la organización sirve para hacer llegar el acceso y para nada más. La persona indica en el cuestionario la dirección a la que quiere recibir su informe, que puede ser distinta, y es esa la que se usa para todo lo demás.

d. Los recordatorios son transaccionales y limitados. A quien no ha usado su acceso puede enviársele un recordatorio, a solicitud de la organización. No contienen comunicación comercial, y la persona puede pedir que cesen escribiendo a la dirección de la sección 9. Cesar no cancela su acceso: puede usarlo cuando quiera, mientras esté vigente.

e. La organización no sabe quién respondió. Recibe la confirmación de que los envíos se hicieron, con sus fechas y su número, pero no qué personas usaron su acceso, ni cuándo, ni qué resultó. La relación entre un acceso y una persona no se comunica a la organización en ningún caso. Lo que la organización recibe se rige por lo dispuesto más adelante en esta sección sobre entrega del informe a una organización.

f. Los derechos se ejercen igual. Quien reciba uno de estos correos puede consultar, actualizar o solicitar la supresión de su dirección por los canales de la sección 9, haya usado o no su acceso, y sin necesidad de dirigirse a la organización que la entregó.

Finalidades adicionales, que requieren autorización separada

Las siguientes no están cubiertas por la autorización general. Cada una se solicita por separado, es opcional, y negarla no impide recibir el informe:

• Lectura simbólica. El informe puede incluir, si el titular lo solicita, una sección de interpretación simbólica que utiliza la fecha de nacimiento. Esta sección es un marco de reflexión personal y no constituye medición psicológica ni evaluación de competencias.
• Entrega del informe a una organización. Hoy ninguna organización recibe el informe individual de ninguna persona, en ninguna circunstancia, aunque haya financiado la evaluación: lo único que recibe es información agregada y anonimizada, y el sistema no ofrece ningún medio de entregar un informe individual a un tercero. Si eso cambia, el informe individual solo podrá entregarse a la organización con autorización expresa y separada del titular, y negarla no afectará al informe que el titular recibe.
• Comunicaciones comerciales sobre productos y actividades de BeWeell.

5. Autorización

La autorización se solicita de forma previa, expresa e informada, mediante casillas de verificación no premarcadas, antes de recolectar cualquier dato.

Se conserva registro de la fecha, la hora, la dirección IP y la versión del texto aceptado, como prueba de la autorización, conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento por los canales indicados en la sección 9.

6. Naturaleza del informe

El informe tiene fines formativos y de desarrollo personal. No constituye un diagnóstico clínico ni reemplaza procesos terapéuticos, psicológicos o psiquiátricos. Los resultados reflejan tendencias de comportamiento observables en el momento en que se respondió la evaluación.

Uso en procesos de selección y gestión de talento. Cuando una organización utilice el Test de Potenciales Humanos dentro de un proceso de selección, promoción, desarrollo o gestión de talento, los resultados podrán emplearse únicamente como un insumo complementario para el conocimiento de tendencias de comportamiento. El informe no constituye por sí mismo una evaluación de aptitud laboral ni determina la idoneidad de una persona para un cargo, y no deberá utilizarse como criterio único o automático para adoptar decisiones de contratación, exclusión, promoción o terminación de una relación laboral. La organización informará previamente al titular cuando la evaluación se realice en el contexto de un proceso de selección o gestión de talento, y le indicará la finalidad específica para la cual serán utilizados sus resultados. Es una obligación de la organización contratante y no del sistema: BeWeell no conoce el contexto en que una organización aplica la evaluación, y así queda establecido en el contrato con ella.

Los resultados provienen de un instrumento de asignación forzada: describen el orden relativo de las tendencias dentro de una misma persona y no permiten comparar a una persona con otra ni ordenar candidatos entre sí. Cualquier uso que implique comparación entre personas excede el alcance del instrumento.

Esto último no es una advertencia de uso: es una propiedad del método. El instrumento reparte una cantidad fija de puntos entre los cuatro ejes, de modo que un puntaje alto significa «más alto que los otros tres en esta misma persona» y no «más alto que en otra persona». Ningún baremo normativo ni comparación de puntajes entre personas es compatible con esa propiedad.

7. Transmisión internacional y encargados del tratamiento

La aplicación se aloja en infraestructura ubicada fuera de Colombia. Los proveedores involucrados actúan como encargados del tratamiento: procesan los datos por cuenta y bajo instrucciones de BeWeell, sin decidir sobre ellos ni tratarlos de forma autónoma.

No existe un repositorio de documentos ni un proveedor adicional para ese fin. El informe se conserva junto a la evaluación de la que sale, en la misma base de datos y bajo el mismo plazo de la sección 8, y se elimina con ella. Se conserva la versión exacta que se le entregó al titular, de modo que el documento que descargue meses después sea el mismo que recibió por correo y no una reconstrucción posterior. El archivo PDF no se almacena: se produce en el momento de cada descarga y de cada envío.

Sobre la naturaleza de estas operaciones. Al tratarse de encargados que actúan por cuenta del responsable, estas operaciones constituyen transmisión de datos personales, regulada por los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, y no transferencia internacional en el sentido del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, que se refiere al envío de datos a un tercero que los trata de forma autónoma como responsable.

Instrumentos con encargados. BeWeell mantendrá con cada encargado del tratamiento ubicado dentro o fuera de Colombia un contrato, adenda de procesamiento de datos (DPA) u otro instrumento jurídicamente vinculante que establezca el alcance y finalidad del tratamiento, las instrucciones de BeWeell, las obligaciones de confidencialidad y seguridad, las condiciones aplicables a subencargados y la supresión o devolución de los datos. Cuando el encargado se encuentre fuera de Colombia, el tratamiento realizado por cuenta de BeWeell tendrá naturaleza de transmisión internacional de datos personales en los términos de la normativa aplicable.

7.1 Reproducción de video

El informe puede incluir un video explicativo alojado en YouTube, servicio de Google LLC (Estados Unidos). Google no es un encargado del tratamiento de BeWeell: no trata los datos por cuenta ni bajo instrucciones de BeWeell, sino para sus propias finalidades y como responsable autónomo. Por eso no figura en la tabla anterior, que enumera encargados.

El video no se carga al abrir la página. Lo que se muestra es una imagen de portada servida desde la infraestructura de BeWeell, de modo que el navegador del titular no establece ninguna conexión con Google mientras no lo solicite. No se colocan cookies de terceros, no se envía la dirección IP del titular y no se produce ningún tratamiento por parte de Google.

Al pulsar el botón de reproducción —y únicamente entonces— el navegador del titular se conecta con youtube-nocookie.com y Google recibe su dirección IP, la dirección del sitio desde el que se reproduce —no la de la página concreta, ni ningún identificador del informe del titular— y los datos técnicos propios de esa conexión, que trata conforme a sus propias políticas. Esa operación constituye una transferencia internacional de datos personales en el sentido del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y su base es la decisión del propio titular de reproducir el contenido, manifestada con ese acto.

No reproducir el video no afecta en nada al informe, ni a su contenido, ni a su entrega, ni a ninguna otra condición del servicio.

Estado de los instrumentos: [INSTRUMENTOS: pendientes de suscripción]

Esta línea dice el estado real, no la intención. Mientras diga «pendientes de suscripción», los instrumentos con los encargados en el exterior no están firmados, y el sistema lo advierte al arrancar porque lo lee de aquí. Cuando se suscriban, se reemplaza por [INSTRUMENTOS: suscritos] con el nombre y la fecha de cada uno, y el aviso se apaga solo.

BeWeell no vende, arrienda ni cede los datos personales a terceros con fines comerciales.

8. Conservación y supresión

8.1 Principio aplicable

Los datos se conservan únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades declaradas, conforme al principio de temporalidad. Vencido ese plazo se anonimizan de forma irreversible o se suprimen.

8.2 Plazos

8.3 Prueba de autorización

La dirección IP, la fecha, la hora y la versión del texto aceptado se conservan durante el mismo plazo que la evaluación a la que corresponden, y se suprimen junto con ella.

Estos datos existen únicamente para acreditar que la autorización fue otorgada. Conservarlos por un plazo menor que los datos que amparan dejaría a BeWeell tratando información sin poder demostrar su autorización, lo cual sería contrario al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

8.4 Qué ocurre al vencer el plazo

Los datos que permiten identificar a la persona —nombre, correo electrónico, celular, fecha de nacimiento, dirección IP y municipio— se eliminan de forma irreversible. No se sustituyen por códigos, seudónimos ni valores derivados que permitan reconstruirlos.

Se conservan únicamente los resultados numéricos de la evaluación, la versión del instrumento utilizado, el departamento y la banda de edad, con fines exclusivamente estadísticos y de calibración del instrumento. Ese conjunto no permite identificar a ninguna persona y, por tanto, no constituye dato personal.

8.5 Datos de contacto entregados por una organización

La finalidad de esa dirección es hacer llegar un acceso, y se agota cuando el acceso deja de servir. Por eso su plazo no es el de la evaluación —son 24 meses porque amparan un informe que existe— sino uno propio y más corto: seis meses después de que venza la vigencia del grupo de accesos. Esos seis meses son la cola de atención para quien escriba diciendo que nunca le llegó, no una reserva por si acaso.

Vencido el plazo se eliminan de forma irreversible la dirección y cualquier credencial asociada a ella. Se conserva únicamente el registro de que hubo un envío, con su fecha y su resultado, sin la dirección: sin ella ese registro no permite identificar a nadie, y es lo que acredita ante la organización que la entrega se hizo.

Quien haya usado su acceso tiene además una evaluación, y esa se rige por el plazo de 24 meses de esta misma sección. Son dos datos distintos, con dos finalidades distintas y dos plazos distintos: que la dirección de entrega desaparezca antes no afecta al informe de esa persona.

8.6 Evaluaciones no completadas

Mientras el cuestionario no se envía, las respuestas permanecen únicamente en el navegador del titular y no llegan a los sistemas de BeWeell. Quien abandona la evaluación no deja ningún dato registrado. El titular puede borrar esa información local en cualquier momento desde la propia aplicación.

8.7 Supresión a solicitud

El titular puede solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, sin necesidad de justificarla, por los canales de la sección 9. La solicitud se atiende dentro de los términos allí señalados.

La supresión procede salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservación. En ese caso se suprime todo lo que no esté amparado por ese deber, y se informa al titular qué información se conserva, por qué razón y por cuánto tiempo. Es el caso de los registros contables asociados a un pago, que deben conservarse por el término legal aunque se supriman los datos de la evaluación.

Cómo se atiende hoy una supresión. Las solicitudes llegan al correo de la sección 1 y se atienden de forma manual: el sistema no lleva todavía un registro de las solicitudes recibidas, de modo que la constancia de cada una es la del propio buzón. En consecuencia, si alguna vez hubiera que restaurar la información desde una copia de seguridad, las supresiones posteriores a esa copia tendrían que volver a aplicarse a mano, a partir de ese mismo buzón. (Esta función todavía no está en operación, revisado el 7 de octubre de 2026.)

8.8 Copias de seguridad

BeWeell mantiene copias de seguridad de la base de datos con la única finalidad de poder restaurar el servicio y la información de los titulares ante una pérdida, un error o un incidente.

• Las copias se conservan cifradas, y se alojan fuera de la infraestructura donde opera el servicio: una copia guardada junto al original no protege de la pérdida del original.
• Viven como máximo treinta y cinco (35) días, tras los cuales se eliminan de forma automática. No se conservan copias mensuales ni anuales.
• Ninguna copia se declara inmutable. La inmutabilidad protegería frente a un borrado malicioso, pero impediría cumplir una solicitud de supresión, y entre las dos cosas prevalece el derecho del titular.

El asterisco, dicho sin rodeos. Una supresión se ejecuta de inmediato sobre la base de datos en operación, pero los datos suprimidos pueden subsistir en las copias de seguridad hasta que estas venzan. Por eso el plazo de las copias es corto: una supresión solicitada hoy es efectiva también en las copias en un máximo de treinta y cinco días, sin ninguna acción adicional del titular. Durante esa ventana, los datos no se tratan para ninguna finalidad: una copia de seguridad solo se lee para restaurar.

9. Derechos del titular y cómo ejercerlos

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Procedimiento

Las solicitudes se dirigen a datos@greatplacetobe.co, indicando el nombre del titular, el motivo de la solicitud y un medio de contacto. El área responsable de atenderlas es la Dirección Administrativa de BE WEELL S.A.S.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa al interesado y se atiende en un plazo adicional máximo de cinco (5) días hábiles.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se informa el motivo y la fecha de atención, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

10. Medidas de seguridad

• La base de datos no está expuesta a internet; se accede únicamente por red privada interna.
• Las credenciales de acceso no se almacenan en el código fuente.
• Las conexiones con el titular se realizan sobre canal cifrado (HTTPS).
• Informe preliminar (gratuito). Se accede por un enlace permanente y reutilizable, de modo que el titular pueda volver a él cuando quiera. La dirección incluye un identificador aleatorio de tipo UUID versión 4, que no es adivinable ni enumerable; la página no muestra el nombre del titular, que lo aporta únicamente su propio navegador; y el titular puede borrar esa información local desde la propia pantalla. Mientras el servicio opere en modo cerrado, la descarga del informe en PDF —que sí lleva el nombre— exige además el código de acceso.
• Informe completo (de pago). Se accede mediante enlaces de un solo uso y vigencia limitada: el enlace caduca a los quince minutos y se consume al entregar el archivo, no al abrirlo. El titular puede generar uno nuevo desde su página de resultados cuantas veces lo necesite.

• Retiro del enlace a solicitud del titular. El enlace permanente del informe preliminar puede retirarse en cualquier momento desde la propia página de resultados. Al retirarlo, la dirección anterior deja de funcionar de inmediato —y con ella cualquier enlace de descarga del informe completo que estuviera vigente— y se envía una dirección nueva al correo registrado del titular. La dirección nueva no se muestra en pantalla: se entrega únicamente por correo, de modo que quien haya recibido el enlace reenviado no pueda quedarse con el reemplazo. Para solicitar el retiro hay que confirmar la dirección de correo registrada.

• El resumen público de una evaluación no expone nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento ni respuestas individuales.

11. Registro Nacional de Bases de Datos

BeWeell verificará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos —RNBD— administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. De acuerdo con la normativa vigente, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro están obligadas a realizar dicha inscripción cuando sus activos totales sean iguales o superiores a cien mil (100.000) UVT. Mientras BeWeell no alcance el umbral legal aplicable, no estará obligada a efectuar dicha inscripción, sin perjuicio del cumplimiento integral de las demás obligaciones previstas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

No estar obligada al RNBD no exime de la Ley 1581: la política, las autorizaciones, la atención de derechos, las medidas de seguridad y los instrumentos con los encargados siguen siendo obligatorios.

12. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 1 de octubre de 2026.

Cualquier modificación sustancial se comunicará a los titulares antes de su entrada en vigencia. El sistema conserva registro de la versión de la política vigente al momento de cada autorización, de modo que siempre es posible determinar qué texto aceptó cada titular.

Historial de versiones

La 1.1 amplió el tratamiento a un supuesto que la 1.0 no contemplaba; no restringió ni modificó derechos ya reconocidos.

La 1.2 no incorpora ninguna finalidad nueva ni cambia el tratamiento de datos ya recolectados: cierra puntos que estaban marcados como pendientes y, donde decide, acota —limita el uso en selección de personal, excluye la comparación de resultados entre personas y precisa el estándar aplicable a la fotografía—. Las autorizaciones otorgadas bajo las versiones 1.0 y 1.1 conservan su alcance.

La 1.3 tampoco incorpora finalidades ni amplía el tratamiento: corrige una descripción que el sistema había dejado desactualizada y documenta una función que aumenta el control del titular sobre la circulación de su propio informe. Y retira una finalidad que no se estaba cumpliendo, que es el único cambio de esa versión que reduce lo declarado.

La 1.6 incorpora un destinatario nuevo, y conviene leer con cuidado qué significa eso: no amplía el tratamiento que BeWeell hace de ningún dato, y la transferencia que describe no ocurre por usar el servicio sino únicamente si el titular decide reproducir un video. Quien no lo reproduzca queda exactamente donde estaba.

La 1.5 es la primera que marca sus propias afirmaciones: cada una dice si es un hecho sobre el sistema, una obligación legal o algo todavía no construido, y un test comprueba que ninguna de las tres se quede atrás. Las de la tercera clase se muestran al lector con la fecha de su última revisión, para que nadie cuente con lo que aún no existe.

La 1.4 acorta el documento sin quitarle nada a nadie: lo que sale describía funciones inexistentes, y una garantía sobre algo que no ocurre no protege a ningún titular. Las autorizaciones otorgadas bajo las versiones 1.0 a 1.3 conservan íntegro su alcance.

Documento versión 1.2, vigente desde el 1 de octubre de 2026.

Cada autorización queda registrada con la versión de esta política que estaba vigente en ese momento. Las evaluaciones anteriores conservan la versión que su titular aceptó; una versión posterior no modifica retroactivamente lo aceptado.